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Gesamtprozess

Der Gesamtprozess in drei Phasen

Phase 1 | Vorbereitungen & Umfeldanalyse

 

Zu Beginn der Phase 1 wurden die inhaltlichen Schwerpunkte definiert. Der Fokus lag dabei auf den Themen nachhaltige Mobilität, Energie und Stadt. Das AIT führte eine umfassende Umfeldanalyse durch. Für die Programmentwicklung lieferte diese Analyse viele Erkenntnisse. Einem Echtbetrieb wurde wenig Potential beigemessen, daher wurde ein zeitlich befristeter Pilotbetrieb (siehe Phase 3) festgelegt.

Erkenntnisse der Umfeldanalyse:

  • Ein vielfältiges Angebot ist vorhanden, jedoch sind die Themenfelder sehr breit und tief gestreut.
  • Sowohl Themen/Schwerpunkte als auch bestehende Organisationen/Projektformationen sind stark regional verankert und auf bestimmte Themenbereiche spezialisiert.
  • Ein großes Spektrum an unterschiedlichsten Formaten wird angeboten.
  • Die Zielgruppe ist nicht konkret definiert. Bestehende Formate zielen auf unterschiedliche Altersschichten und -gruppen ab.
  • Jede Organisation hat andere Bedürfnisse, für welche Fördermittel eingesetzt werden sollen. Dies kann die Location, Personal, Themenschwerpunkte, Material, etc. umfassen.
  • Die zu Beginn definierten Themenfelder nachhaltige Mobilität, Energie und Stadt haben aktuell großes Potential.
  • Es besteht Bedarf und Nachfrage, den Nachwuchs in Österreich aktiv zu fördern.

Learnings: Die Umfeldanalyse war ein wertvoller Bestandteil der Vorbereitungen und Voraussetzung für die Prozessfortführung. Sie bestätigte, dass es eine flexiblere Vorgehensweise erforderte, als bei üblichen standardisierten Ausschreibungen mit fixen Förderinstrumenten. Abweichungen vom Standard-Förderprozess wurden daher notwendig und erlaubt.

Phase 2 | Identifizierung Pilotakteure & MentorInnen

 

Zielsetzung von Phase 2 war die Identifizierung von Pilotakteuren, welche bereits Aktivitäten in Richtung außerschulische Lernorte gesetzt haben. Bereits zu diesem Zeitpunkt waren vielfältige Stakeholder beteiligt, die in einer Resonanzgruppe zusammengefasst wurden.

  • Klima- und Energiefonds: hatte die Aufgabe, auf prozessualer und organisatorischer Ebene zu unterstützen.
  • Bundesministerium für Verkehr, Innovation und Technologie (BMVIT)
  • Die Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft (FFG)
  • Austrian Institute of Technology (AIT)

Im Mittelpunkt stand die Abstimmung über den strategischen Prozess. Darüber hinaus wurden regelmäßige Netzwerktreffen aller Stakeholder im Prozess verankert.

Pilotakteure: Wiesen eine große Differenzierung hinsichtlich der Zusammensetzung auf (Anzahl an Projektpartnern, Erfahrungslevel mit ähnlichen Projekten, Fortschritt hinsichtlich der Konzeption, Anzahl an Kooperationspartnern, Vorhandensein einer eigenen Location, etc.).

MentorInnen: Brachten unterschiedliche Kompetenzen für die verschiedenen Problemstellungen ein.

Moderation: Frau Doris Wilhelmer brachte neben ihren Moderationsfähigkeiten bei den Netzwerktreffen ihre inhaltliche Fachkompetenz ein.

Learnings: Der Förderbedarf war innerhalb der Pilotakteure so unterschiedlich. Der Pilotbetrieb ermöglichte ein Förderangebot, welches diesem Umstand bestmöglich Rechnung getragen hat.

Generell sollten bei Einreichungen für Ausschreibungen von co-kreativen Prozessen FörderempfängerInnen mit fortgeschrittenen bzw. ausgereiften Konzepten bevorzugt werden, da ein einfacherer Projektstart erfolgen kann.

Die Zusammenarbeit der Stakeholder und Erarbeitung von gemeinsamen Zielen wird durch einen ähnlichen kulturellen Hintergrund und richtiges Timing erleichtert.

Phase 3 | Konzepterstellung & Pilotbetrieb

 

Konzepterstellung:

Zu Beginn der Phase 3 erfolgte die Konzepterstellung hinsichtlich der Gliederung des Pilotbetriebs. Es wurde die Agenda für die Netzwerktreffen erstellt und anschließend mit der Resonanzgruppe abgestimmt. Der enge Kontakt und die laufende Kommunikation mit dem Klima- und Energiefonds erlaubte Abweichungen von den zu Beginn definierten Zielen. Die Co-Kreativität wurde auch im Prozess gelebt. Das Konzept wurde während des Pilotbetriebs nochmals adaptiert. Zum Beispiel wurden die Netzwerktreffen auf zwei Tage ausgeweitet.

Learnings: Ein enger Kontakt bei der Abstimmung und ein konstanter Austausch ist für die Zusammenarbeit in einem nicht-standardisierten Prozess förderlich.

Pilotbetrieb:

Prozess

Der offene, co-kreative Prozess im Pilotbetrieb ermöglichte den Co-Creation Spaces einen großen Gestaltungsspielraum, führte jedoch teilweise auch zu Verunsicherungen aufgrund der großen Flexibilität. Während des Pilotbetriebs wurden laufend Learnings abgeleitet und unmittelbar umgesetzt, unter anderem die Agenda-Gestaltung der vier Netzwerktreffen, die rotierend von den Co-Creation Spaces organisiert wurden. Die Zeitpläne konnten flexibel gestaltet und an veränderte Rahmenbedingungen angepasst werden.

Learnings: Die Nähe bzw. enge Zusammenarbeit während des Pilotbetriebs erzeugte für alle Beteiligten ein hohes emotionales Involvement. Der konstante und regelmäßige Austausch zwischen den Pilotakteuren im Rahmen der Netzwerktreffen war sehr wertvoll. Die Selbstorganisation der Co-Creation Spaces hat zu Weiterentwicklungen und Lernfortschritten geführt.

Aufwand und Ressourcen

Viele Teammitglieder in den Co-Creation Spaces haben zusätzlich zur eigentlichen Hauptbeschäftigung am Co-Creation Space gearbeitet. Es bedurfte Zeit-, Personal-, finanzieller Ressourcen sowie einer fixen Location, um eine optimale Umsetzung zu gewährleisten. Besonders das Vorhandensein einer fixen Location, per Definition ein außerschulischer Lernort, war ein Asset.

Learnings: Verglichen mit standardisierten Ausschreibungsprozessen war der nicht-standardisierte Prozess ist mit einem deutlichen Mehraufwand verbunden. Je mehr Ressourcen vor Projektstart bereits definiert sind (z.B. Location), desto leichter ist es, darauf aufzubauen. Der Experimentierspielraum erlaubt Abweichungen von anfangs definierten Anforderungen, erfordert aber auch eine schnelle Gegensteuerung im Falle von Zielabweichungen.

Fortschritt und Themenfelder

Die Ausgangssituationen der vier Co-Creation Spaces waren sehr verschiedenen. Durch die unterschiedlichen Fortschritte profitierten die Teams voneinander. Inhaltlich waren die Co-Creation Spaces auf bestimmte Themenfelder spezialisiert. Während Ennshafen und Klagenfurt aus dem technologischen Umfeld stammten, waren St. Pölten und Tirol eher im sozialen Umfeld verankert. Diese Ähnlichkeiten führten zu Synergieeffekten und einem optimalen Erfahrungsaustausch.

Learnings: Durch die unterschiedlichen Fortschritte der Pilotakteure konnte sowohl aus positiven als auch aus negativen Erfahrungen gelernt und diese bei der Weiterentwicklung im Prozess integriert werden. Die Nähe der Teammitglieder zueinander, insbesondere der Austausch im Rahmen der Netzwerktreffen ermöglichte Lerneffekte und Synergien.

Prinzip Co-Creation

Die Definition von Co-Creation wurde nicht von Anfang an von allen Co-Creation Spaces integriert. Eine besondere Herausforderung stellte das Einbringen von co-kreativen Elementen in die Wissensvermittlungsformate dar. Essentiell war dabei der Fit zwischen dem Co-Creation-Prinzip und der bestehenden Struktur.

Learnings: Prinzipien sollten gleich zu Beginn klar kommuniziert werden, damit unter allen beteiligten Akteuren ein vergleichbares Verständnis besteht. Einige Co-Creation Spaces haben die co-kreative Arbeitsweise vom Pilotbetrieb sogar übernommen und in die eigene Arbeit außerhalb des Pilotbetriebs integriert.

Zusammenarbeit der Co-Creation Spaces

Die Teamgröße war abhängig von den eigenen personellen Ressourcen und den inhaltlichen Schwerpunkten. Es wurden Verantwortlichkeiten für die beteiligten Projektmitglieder festgelegt. In manchen Teams, besonders im Co-Creation Space St. Pölten, erschwerte eine wechselnde Teamzusammensetzung die Projektzusammenarbeit, wodurch eine Neudefinition der Rollen und Verantwortlichkeiten notwendig wurde.

Vor allem die Übergabe von bestehendem und implizitem Wissen an neue Teammitglieder stellte eine Herausforderung dar. Generell wurde eine räumliche Nähe von Teammitgliedern als wertvoll für die Zusammenarbeit empfunden. Neugierde, Kreativität, Flexibilität, Pro-Aktivität und Aufgeschlossenheit für den co-kreativen Prozess waren förderliche Persönlichkeitsmerkmale.

Learnings: Ein gut funktionierendes Team erfordert die passenden Persönlichkeiten und einen ähnlichen kulturellen Fit zwischen den Projektmitgliedern. Gleich zu Beginn müssen Rollen und Verantwortlichkeiten im Team eindeutig festgelegt werden. Im Falle von Rollenumbesetzungen sollten klare Arbeitspakete übergeben werden. Eine räumliche Nähe erleichtert grundsätzlich den Austausch zwischen den Akteuren (z.B. Nähe zur Zielgruppe, Verfügbarkeit von Locations, Akquise von Kooperationspartnern).

Innerhalb der Teams gab es laufende Teammeetings zur Abstimmung und Koordination. Für den Austausch wurden darüber hinaus Telefon, E-Mail, Skype und Cloud-Lösungen genutzt.

Learnings: Um eine Vertrauensbasis zu schaffen und Verantwortlichkeiten zu definieren, sollte eine konstituierende Teamsitzung durchgeführt werden, um sich innerhalb des Teams auch kennenzulernen. Gute Kommunikation muss Voraussetzung der Zusammenarbeit sein.

Zwischen den Co-Creation Spaces konnten Synergien aufgebaut und genutzt werden. Dies ermöglichte kollegiales Lernen und eine Vernetzung mit anderen Co-Creation Spaces. Auch hat dies zu zukünftigen Kooperationen zwischen den Pilotakteuren geführt, wie zum Beispiel zwischen Klagenfurt und Ennshafen. Im Tiroler Team ermöglichte der gemeinsame Austausch eine Vernetzung mit anderen Stakeholdern.

Learnings: Der Dialog mit anderen Co-Creation Spaces war ein Mehrwert. Es bestand kein Konkurrenzverhältnis, sondern ein gemeinsames Bekenntnis zu kollegialem Lernen.

Kooperationspartner

Die Akquisition der Kooperationspartner wurde als herausfordernd empfunden. Kooperationspartner vor Ort, die direkt mitwirken konnten, erleichterten die Zusammenarbeit. Die Co-Creation Spaces erhielten unterschiedliche Arten von Unterstützung, welche von einer finanziellen Beteiligung über Know-how-Transfer bis zum Austausch von Netzwerkkontakten reichten.

Learnings: Kooperationspartner sollten gleich zu Beginn der Projektarbeit gesucht und frühzeitig in Entscheidungen eingebunden werden. Eine klare Arbeitsteilung erleichtert die Kooperation. Regionale Nähe ist von Vorteil für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Es muss ein Mehrwert und Nutzenvorteil für die Partner geboten werden, wie zum Beispiel Markenpräsenz oder Weiterempfehlung.

Bewerbung und Teilnehmer-Akquise

Die Zielgruppe sollte ein selbstständiges Interesse für die Teilnahme aufbringen, welches durch einen persönlichen Bezug zum Thema gewährleistet werden kann. Weiters ist eine zeitgerechte Bewerbung wichtig, um die Zielgruppe anzusprechen und persönlich kennenzulernen. Darüber hinaus kann ein Imagefilm oder ähnliches Bildmaterial eingesetzt werden, um die Inhalte in kurzer Zeit mittels digitaler Medien zu verbreiten. Vor allem der Co-Creation Space Tirol organisierte eigene Netzwerktreffen in der Region, um Kontakte zu knüpfen und die Bekanntheit zu steigern. Auch der Co-Creation Space Klagenfurt bewarb sein Konzept kurz vor Ferienbeginn in Schulen.

Learnings: Wichtig ist eine Bedarfserhebung zu Beginn der Bewerbung, um festzustellen, ob überhaupt Nachfrage bei der Zielgruppe besteht. Dann können Werbemittel punktuell, effektiv und kostengünstig eingesetzt werden. Sind PilotakteurInnen bereits bekannt, erleichtert dies die Bewerbung. Zu beachten ist eine rechtzeitige Bewerbung vor Ferienzeiten.

Dokumentation

Vor jedem Netzwerktreffen wurden von den Co-Creation Spaces Erfahrungsberichte verfasst, die den Fortschritt dokumentierten und als Reflexionsmedium dienten. Mit Hilfe dieses Tools bildeten sie Fortschritte ab. Nach der Pilotphase wurde ein Endbericht verfasst, der den gesamten Pilotbetrieb reflektierte.

Learnings: Die Erfahrungsberichte waren ein essentielles Reflexionsmedium. Eine Dokumentation während des laufenden Projekts ermöglicht den Abgleich mit den anfangs definierten Zielen und erfasst Änderungen während eines co-kreativen Prozesses optimal. Diese detaillierten Teilberichte stellen eine gute Basis für die Abschlussberichte dar.